Organisatieontwikkeling

De omgeving waarin gemeenten nu en de komende jaren opereren is complex. Denk aan de omvangrijke en snelle decentralisatie van rijkstaken en de gevolgen hiervan voor onze burger, en allerlei complexe maatschappelijke vraagstukken zoals de opvang van vluchtelingen. Ook in onze stad hebben we ook in 2016 gestaan voor grote opgaven: de regionalisering, de verdere ontwikkeling van Waalsprong en Waalfront, de opvang van vluchtelingen en statushouders. Dit alles vond plaats in combinatie met bezuinigingen en in een jaar dat in onze stad op sportief en cultureel gebied veel gebeurde.

Al deze opgaven vragen om een organisatie waarin mensen samenwerken, verantwoordelijkheid krijgen en nemen, zich snel en flexibel richten op de actuele vraagstukken in de stad, waar professioneel en efficiënt wordt gewerkt. Daarbij werken we vanuit onze regierol en gaan we uit van de kracht van de stad waarbij burgers, partners en ondernemers een eigen inbreng hebben en initiatieven ontplooien om samen met ons stappen te zetten.

We hebben daarom onze organisatie verder doorontwikkeld. De basis is gevormd door een aantal trajecten als MeeAnder, De Bedoeling en Vanuit ’t Hart. Hiermee hebben we ons vooral gericht op samenwerken, flexibel werken en verantwoordelijkheden lager in de organisatie gelegd. In de loop van dit jaar is aan de hand van de principes Slim, Slank en Soepel een vervolg gestart. Vanuit het Lean Team is organisatie breed een aantal procesdoorlichtingen gedaan, wat geleid heeft tot kortere doorlooptijden, minder processtappen en meer rol duidelijkheid.

De slimme stad
De gemeente Nijmegen heeft in 2016 het onderwerp de Slimme Stad opgepakt.  Een slimme stad is efficiënt, werkt gestroomlijnd en is alert. De slimme stad speelt goed in op de snel veranderende samenleving en maakt optimaal gebruik van beschikbare informatie. Deze informatie wordt gewonnen uit veel data, afkomstig uit de systemen van de overheid, aangevuld met data van partners zoals verzekeraars en woningbouwcorporaties, en uit sensoren en informatie van Internet.

Uit deze veelheid van data (ook wel Big Data genoemd) worden, met inzet van kunstmatige intelligentie, patronen opgespoord die gebruikt worden in voorspellende analyses. De uitkomsten van deze voorspellende analyses dienen als instrument om maatregelen te nemen, dienstverlening te verbeteren, of beleid aan te passen.

Dit jaar hebben we allerlei informatieve bijeenkomsten gehouden over dit boeiende onderwerp, met veel belangstelling voor de ethische en de privacy kant van de zaak.

Fiscaliteit
Door de inwerkingtreding van de Wet Modernisering Vennootschapsbelasting (Vpb) Overheidsondernemingen” zijn overheidslichamen met ingang van 2016  Vpb-plichtig  ten aanzien van winstgevende ondernemersactiviteiten. Daarmee heeft het rijk een concrete invulling gegeven aan het scheppen van een gelijk speelveld tussen overheidsondernemingen en private ondernemingen.

Op basis van door ons uitgevoerd onderzoek zijn wij van mening dat geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht voor de Gemeente Nijmegen. Bij dit onderzoek hebben we gebruik gemaakt van de informatie van de VNG, het Ministerie van Financiën en de Belastingdienst.

In ons land is grote onzekerheid omdat de Belastingdienst een afwachtende houding heeft. Dat betekent dat we over onze definitieve belastingplicht over 2016 duidelijkheid hebben als de Belastingdienst een oordeel heeft gegeven over ons eigen onderzoek.

Op dit moment zijn we bezig met afstemming met de Belastingdienst op de belangrijkste dossiers (Ontwikkelingsbedrijf, Parkeren en Vastgoed).

Control
Control toetst en ondersteunt het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneren van de organisatie en geeft op basis van bevindingen verbeteradviezen aan directieraad, gemeentesecretaris en aan ons College. Control is betrokken als adviseur en ondersteuner bij de uitwerking en implementatie van verbeteradviezen.
Op het gebied van de financiële rechtmatigheid zijn in 2016 alle financieel materiële processen gecontroleerd. De uitkomsten hiervan vormen mede de basis voor de accountantscontrole bij de jaarrekening 2016. Hierbij is aandacht voor alle gemeente brede processen waaronder de processen inkoop en aanbestedingen. Acties zijn erop gericht geweest om ook bij de jaarrekening 2016 zowel een goedkeurende verklaring voor de getrouwheid als een volledig goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid te verkrijgen. Op het gebied van doelmatigheid is in 2016 een collegeonderzoeksprogramma bedrijfsvoering artikel 213a Gemeentewet vastgesteld met als doel om als organisatie te leren en te verbeteren. In het kader van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten  lopen projecten, onder andere op het vlak van het monitoren van systemen, het classificeren van data, de toegang tot onze panden en het efficiënt verantwoorden. Tot slot toetsen we de voortgang op de vastgestelde verbeteracties naar aanleiding van eerdere audits.

De Oversteek
Met de zogeheten “Oversteek” is een nieuw instrument aan ons personeelsbeleid toegevoegd gericht op de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers en gericht op efficiency van onze bedrijfsvoering. In 2016 zijn de eerste stappen hierin gezet. Hiermee past dit instrument in de tijd van flexibilisering van de arbeidsmarkt.

Zo kunnen we beter en sneller inspelen op ontwikkelingen en complexere dynamische opgaven door middel van een wendbare en resultaatgerichte organisatie waarin de opgave centraal staat en waarin met grotere verantwoordelijkheid en professionaliteit van medewerkers gewerkt wordt.

Juridische Zaken
De functie van de afdeling Juridische Zaken bevordert de juridische kwaliteit van het gemeentelijk handelen en ondersteunt het bestuur en de organisatie met juridische advisering bij beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering.

De afdeling Juridische Zaken heeft in 2016 op het terrein van de bedrijfsvoering qua Rechtsbescherming het accent op de volgende activiteiten gelegd: het afhandelen van bezwaren en klachten, beroepszaken en mediation bij geschillen. De afdeling ontving 1548 bezwaren en 312 klachten. We handelden 91% van de bezwaarschriften en 98% van de klachten af binnen de wettelijke termijn, ruim meer dan de doelstelling van respectievelijk 70% en 80%. Slechts 4,4% van de bezwaren werd gegrond verklaard. Niet minder dan 90% van de klachten kon informeel worden afgedaan. Het proces van digitalisering van de beroepszaken is verder in werking gezet.

De andere belangrijke pijler van de afdeling Juridische Zaken is de Juridische advisering. Belangrijke thema’s binnen dat taakveld waren het voeren van de regie op de inzet van de stadsadvocaat en op de afhandeling van WOB-verzoeken en de toets op de juridische kwaliteit van alle college- en raadsvoorstellen.